برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

پروژه چیست؟

به مجموعه تلاش های موقتی و هدف دار که جهت ایجاد یک محصول  و یا ارائه یک خدمت معین صورت می گیرد پروژه می گوییم.

یک پروژه دارای مشخصاتی است که مهمترین آنها به شرح زیر است:

پروژه موقتی است یعنی زمان آغاز و پایان دارد.

پروژه هدف مشخصی دارد که رسیدن به آن محصول یا ارائه خدمت خاص می باشد.

پروژه دارای محدودیت است، محدودیت هایی مثل منابع ، زمان، محیط جغرافیایی و …

هر پروژه یک سیستم است که دارای ورودی (منابع)، پردازش و خروجی (محصول) می باشد.

اصل عدم قطعیت در پروژه،  بدین معنا که زمان بندی پروژه همیشه با تخمین همراه است.

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

مثلث پروژه چیست؟

مثلث زمان – هزینه – حوزه (محدوده) پروژه یک ترکیب جادویی است که باید پیوسته توسط مدیر پروژه در طول عمر پروژه دنبال شود. مشاهده پروژه بر حسب زمان، بودجه و حوزه بدین معنی است که برای هر پروژه زمان معینی تعیین شده و با بودجه و حوزه مشخص شده بایستی انجام شود.

با مدیریت پروژه در اصل شما باید یک تعادل اقتصادی میان قیدهای زمان، بودجه و حوزه در پروژه به وجود آورید. مثلث پروژه فرآیند ایجاد تعادل بین قیدها را نشان می دهد چون سه ضلع به هم متصل هستند، تغییر دادن هر ضلع حداقل روی یکی از ضلع های دیگر آن تاثیر می گذارد.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه، هنر انجام پروژه به بهترین شکل ممکن است. در واقع، مدیریت پروژه فرآیند هدایت فعالیت های یک پروژه با حداقل هزینه (بودجه شخصی) و در چهارچوب حوزه و مدت زمان مشخص است.

طبق استاندارد بین المللی مدیریت پروژه ، مدیریت پروژه عبارت است از به کارگیری دانش ها، مهارت ها، ابزار و تکنیک های لازم جهت اجرای فعالیت ها، به منظور نیل به اهداف پروژه و انتظارات کارفرما از طریق فرآیندهای مدیریت پروژه.

فرآیندهای مدیریت پروژه

فرآیندهای مدیریت پروژه شامل پنج فاز می باشد که در ادامه به صورت خلاصه بیان می شود. 1-فرآیندهای آغازین

قبل از شروع پروژه انجام می شوند.  برای نمونه فعالیت هایی نظیر:

امکان سنجی

مطالعات اولیه

تحلیل ریسک پروژه

تعریف اهداف و استراتژی

را می توان جز فرآیندهای آغازین پروژه قلمداد کرد.

2-فرایندهای برنامه ریزی

قبل از شروع اجرای پروژه آغاز شده و تا پایان پروژه ادامه دارند. برای مثال فعالیت های:

برنامه زمان بندی

برنامه منابع کاری

برنامه ریزی منابع انسانی

برنامه ریزی تامین کالا و مواد

3-فرایندهای اجرایی

بعد از عقد قرارداد پروژه و شروع عملی کار آغاز می شوند.  فعالیت های اجرایی شامل فعالیت هایی هستند که مربوط به عملیات انجام پروژه است فعالیت هایی مثل:

4-فرآیندهای کنترلی

پس از برنامه ریزی  و شروع انجام پروژه همواره باید ارزیابی عملکرد در امور و کنترل قرارداد و عملکرد واقعی را با برنامه پیش بینی شده مقایسه کرد. کنترل پروژه نشان می دهد:

چه فعالیت هایی انجام شده است؟

چند درصد پیشرفت حاصل شده است؟

چند درصد از برنامه عقب هستیم؟

چند روز تاخیر در پروژه ایجاد شده است؟

هزینه واقعی تا به حال چقدر بوده است؟

5-فرایندهای پایانی

تهیه گزارش های کلی

تهیه مستندات پروژه و تسویه حساب های نهایی

ارزیابی و تحلیل پروژه


حدود 65 درصد فعالیت های مربوط به مدیریت پروژه را امور مربوط به فرایندهای برنامه ریزی و فرایندهای برنامه ریزی و کنترلی تشکیل می دهد که این مطلب حاکی از اهمیت این فرایندهاست.

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

برنامه ریزی

فرآیند برنامه ریزی، تعیین توالی و توازی فعالیت های لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.

کنترل پروژه

فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیبابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و فن های خاص خود در انجام این مهم کمک می گیرد. در واقع کنترل، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه است، به گونه ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی ترین فعالیت ها، پروژه را به نزدیکترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند.

تفاوت برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه

برنامه ریزی بر روی تعیین اهداف و جهت متمرکز است و کنترل کارها را به سمت آن هدف و جهت ها هدایت می کند.

برنامه ریزی منابع را به فعالیت ها تخصیص می دهد و کنترل، برای استفاده موثر و مناسب از منابع کوشش می کند.

برنامه ریزی عواملی مثل نوع فعالیت، حجم و اندازه فعالیت، مدت زمان اجرا، منابع مصرفی و … را برای فعالیت ها پیش بینی می کند و کنترل پروژه در عمل آن ها را دقیق تر می کند.

برنامه ریزی، انگیزه لازم را به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده در کارکنان ایجاد می کند و کنترل، در صورت نیل به اهداف، برای تشویق آن ها مورد استفاده قرار می گیرد.

برنامه ریزی و کنترل پروژه

 

تفاوت مانیتورینگ و کنترلینگ

آنچه امروزه به نام کنترل پروژه می نامیم در واقع همان مانیتورینگ پروژه می باشد. مانیتورینگ به معنای مشاهده تفاوت میان آنچه برنامه ریزی شده و آنچه در عمل حاصل شده می باشد. پر واضح است که انواع گزارش های پروژه ای در حقیقت خروجی های بخش مانیتورینگ می باشند و نه کنترل پروژه.

آنچه کنترلینگ نامیده می شوددر واقع نتایج حاصل از آنالیز خروجی های بخش مانیتورینگ پروژه جهت رفع تاخیرها و سایر مشکلات به وجود آمده در حین اجرا می باشند.

تفاوت پروژه و طرح و برنامه

در زبان های گوناگون و حتی در سازمان های مختلف هر کشور در مورد واژه های برنامه، طرح یا پروژه اختلاف های لغوی، معنایی و قانونی وجود دارد. از این رو چهار چوب آنان روشن و آشکار نیست و گاه به جای یکدیگر نیز استفاده می شوند.

آرمان ها و اهداف تعیین شده حکومت در سطوح برنامه ریزی بلندمدت یا استراتژیک برنامه نامیده می شود که این برنامه ها دارای اهداف کیفی می باشند، مانند برنامه توسعه صنایع گاز یا پتروشیمی، برنامه توسعه شبکه راه های کشوری. دستیابی به این اهداف و آرمان ها در یک فاصله زمانی بلند مدت که معمولا بین ده تا بیست وپنج سال است، امکان پذیر می باشد.

پس از اینکه برنامه ها در سطح برنامه ریزی بلند مدت مشخص گردیدند، هر برنامه  در سطح برنامه ریزی میان مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت تراز اول سیستم اجرایی کشور به مجموعه ای از طرح ها یا برنامه های اجرایی تفکیک می شودکه شامل مجموعه ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج مورد نظر برسند.

هر طرح در سطح برنامه ریزی کوتاه مدت یا اجرایی توسط واحد های ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه می نامند تبدیل یا تقسیم می شود.

مدیریت پرتفولیو

مجموعه ای از پروژه ها یا طرح ها که برای کمک به مدیریت موثر آن کار با یکدیگر گروه بندی شده اند تا اهداف استراتژیک تجاری را دنبال کنند.

مانند منطقه انرژی پارس جنوبی  که پرتفولیویی از پروژه های نفت و گاز، پتروشیمی، فرودگاه و … می باشد.

محدوده پروژه چیست؟

مهمترین قسمت برنامه ریزی یک پروژه مشخص کردن محدوده آن پروژه می باشد.منظور از محدوده پروژه تعیین کردن هدف کلی پروژه و فعالیت های لازم جهت رسیدن به آن است، به عبارت دیگر در این مرحله مرزهای پروژه تعیین می شود.

 

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

گوگل

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *